A importância da assinatura eletrônica e digital e do acesso remoto nos tempos atuais

Os meios de execução das atividades empresariais são dinâmicos e evoluem em decorrência do avanço da internet. A assinatura eletrônica e digital de instrumentos e documentos, bem como o acesso remoto são, nos tempos atuais, considerados avanços tecnológicos importantes para pessoas e organizações, trazendo benefícios e vantagens como a desburocratização, celeridade e conectividade mundial, sem deixar de lado o sigilo e a segurança jurídica que se espera de toda e qualquer relação.

Essa importância não é diferente aos advogados que lidam diariamente com instrumentos e documentos firmados nesse formato e atividades em rede, atuando para garantir e defender a validade e a integridade das operações realizadas com o auxílio da tecnologia, especialmente após a pandemia do novo coronavírus, que acabou por tornar esse cenário como regra e não mais exceção.

A assinatura eletrônica, para todos efeitos, é uma forma de autenticação que necessita de meios computacionais para ser produzida. Em termos técnicos, trata-se de uma assinatura via senha que utiliza uma criptografia com um certificado digital. A sua utilização não tem valor legal de forma isolada, sendo que, para que se tenha validade jurídica (= assinatura digital), primeiramente, deve possuir um sistema de criptografia consistente e seguro, garantindo a autenticidade do receptor na confirmação da assinatura realizada pelo emissor (chave pública-privada) e íntegro nas etapas de verificação e identificação da autoria da assinatura e, por fim, irretratável (não se pode tratar novamente).

A assinatura digital é uma modalidade de assinatura eletrônica capaz de preservar a autenticidade empregada em diversas aplicações. Trata-se de uma tecnologia que utiliza as chaves criptográficas de um certificado para identificar os signatários, proteger as informações e conferir validade jurídica.

Ambos os tipos de assinatura (eletrônica e digital) estão dotados de validade jurídica (ainda que não de forma inequívoca, como no caso da assinatura eletrônica propriamente dita).

A assinatura eletrônica garante a validade jurídica por meio da utilização de pontos de autenticação hábeis a atestar e confirmar a veracidade e a integridade dos instrumentos, ou documentos assinados, como, por exemplo, geolocalização, senha pessoal do usuário, IP, dentre outros.

Considera-se geolocalização um processo de identificação de informações geográficas, captadas mediante dispositivos conectados à internet, satélite ou radiofrequência. O Internet Protocol, popularmente conhecido como endereço de IP, é um conjunto de regras para comunicação pela internet para envio de e-mail, streaming de vídeo ou conexão a um site. Identifica uma rede ou dispositivo na internet.

Por outro lado, como dito acima, a assinatura digital garante a validade jurídica por meio da criptografia aplicada a esse tipo de tecnologia.

Nessa toada, a Terceira Turma do Superior Tribunal de Justiça recentemente reconheceu a validade da assinatura digital do contrato eletrônico, fato este estendido pelos Tribunais de Justiça à assinatura eletrônica, desde que garantidos requisitos mínimos para averiguar a integridade, autenticidade e a segurança do documento.

“A assinatura digital de contrato eletrônico tem a vocação de certificar, através de terceiro desinteressado (autoridade certificadora), que determinado usuário de certa assinatura a utilizar e, assim, está efetivamente a firmar documento eletrônico e a garantir serem os mesmos dados do documento assinado que estão a ser sigilosamente enviados. “(STJ – REsp: 145920 DF 2014/0295300-9, Relator: Ministro PAULO DE TARSO SANSEVERINO, Data de Julgamento: 15/05/2018, T3 – TERCEIRA TURMA, Data de Publicação: DJe 07/06/2018)

Na grande maioria das organizações (aplicáveis também a organizações e escritórios de advocacia, p.ex.) localizadas em território nacional, os instrumentos e documentos eletrônicos são firmados por assinaturas do tipo eletrônica e digital, ou seja, certificados digitais válidos e autorizados no País e por e-mail seguro, que, ainda, a depender da especificidade da atuação, utilizam-se da solução Google no modo confidencial para garantir a proteção dos dados e o sigilo das informações.

Especificamente para a atuação dos advogados regularmente inscritos na Ordem dos Advogados do Brasil, é de conhecimento que o certificado digital é o meio utilizado para a atuação em processos judiciais e demais atos, representando a identidade digital profissional, fato este que facilita a sua atuação. Por meio desta citada identidade é possível assinar documentos digitalmente com validade jurídica, consultar autos de processos judiciais, validar etapas destes processos e protocolar petições, evitando deslocamentos desnecessários.

No ordenamento jurídico, alguns serviços disponibilizados já são realidade, tais como: atos processuais, petições eletrônicas e, a depender do risco jurídico a ser pactuado, o uso da assinatura certificada digitalmente é o meio mais prático, confiável e seguro a ser adotado.

Em relação à operacionalização das assinaturas eletrônicas, as organizações e os profissionais liberais podem contar com plataformas especializadas neste tipo de atuação, como, por exemplo, a plataforma DocuSign, aplicando suas funcionalidades nos mais diversos tipos de atividades, desde a assinatura de instrumentos jurídicos firmados com terceiros, ou Atas internas.

Nesse sentido, a utilização de acesso remoto e a automatização dos processos internos é fator essencial para se buscar o sucesso, permitindo a aplicação da tecnologia nas mais diversas atividades, com a aplicação de um acesso restrito e controlado em plataformas internas, com recursos de salvaguarda segura de documentos, workflow, envios em lote, controle de versão das minutas, assinatura via smartphone e tablets, aviso de documentos expirados, autenticação em todo o processo de assinatura e, por fim, contratos automatizados a partir da integração dos sistemas internos, tudo de acordo com os regramentos da Lei Geral de Proteção de Dados.

Ainda como solução aos acessos remotos, é possível o gerenciamento por uma rede segura (=VPN), bem como de todo e qualquer acesso por terceiros (ex. parceiros, advogados terceirizados e escritórios de advocacia) à infraestrutura e, quando necessário, poderá ser realizado por tecnologia com acesso logado, restrito e controlado com determinação de dia/mês/ano e horário. Os serviços em nuvem, quando utilizados, podem suceder esses controles com adição do duplo fator de autenticação e gerenciamento das informações pela ferramenta de prevenção contra vazamento de dados (=DLP).

Desse modo, considerando a constante evolução dos meios tecnológicos na rotina de organizações e escritórios, a adoção de assinaturas eletrônicas e/ou digitalizadas e também a implantação de acessos remotos, parece-nos o caminho a ser seguido, sob pena de impactar direta e negativamente na operação e na atividade desses, tornando-as inexequíveis, pois a tecnologia (e o acompanhamento das mudanças tecnológicas) fazem parte do passado, do presente e certamente farão parte do futuro.

Ricardo Melantonio, superintendente Institucional do CIEE.
Raquel Barros Araújo Trevelin, gerente Jurídico, Compliance, Segurança da Informação e Privacidade do CIEE.
Raphael Augusto Alves Perillo, supervisor Jurídico e Compliance do CIEE.
Wilson Takiguti, supervisor da Segurança da Informação e Privacidade do CIEE

Artigo originalmente publicado na edição nº. 17 da Revista CIEE Empresas.

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