Todos os anos, os escritórios dos Estados Unidos imprimem ou fotocopiam aproximadamente um trilhão de folhas de papel. Somando todos os demais papeis utilizados pelas empresas, de contas de serviços públicos a recibos e receitas bancárias, o número sobe para 1,6 trilhão de folhas. Empilhados, elas atingiriam uma altura 18 mil vezes maior que o Monte Everest, ou quase a metade da distância até a lua.
Esse é o motivo pelo qual a aquisição das empresas de impressão e fotocópias da Samsung Electronics Co. pela HP Inc. na semana passada faz sentido. A HP, disse um porta-voz da gigante de tecnologia do Vale do Silício, tem menos de 5% do mercado de grandes máquinas copiadoras de escritórios de alto rendimento. A empresa disse que a aquisição irá incorporar a tecnologia da Samsung em novos dispositivos, criando uma grande oportunidade de crescimento.
Na verdade, essa empresa nem deveria existir. A promessa do escritório sem papel existe há pelo menos 40 anos. Em um artigo de 1975 da revista americana de negócios “Business Week”, um analista da Arthur D. Little Inc. previu que o papel começaria a perder importância na década de 80 e estaria praticamente morto na década de 90.
O apogeu do uso de páginas impressas em escritórios foi em 2007, imediatamente antes da recessão, diz John Shane, analista da InfoTrends, que acompanha os setores de impressão e criação de documentos há 25 anos e que compilou os dados citados neste artigo.
Afirmar que ainda não temos o escritório livre de papéis não significa que não o teremos no futuro. É sempre perigoso dizer “dessa vez é diferente”, mas desta vez poderá realmente ser.
Pela primeira vez na história, um declínio contínuo — de 1% a 2% ao ano — no uso de papel em escritórios está sendo registrado. Em 2016, o uso de papel já está 10% abaixo do pico de páginas impressas e copiadas em 2007.
Essa tendência indica que avanços estão sendo feitos em várias frentes, desde empresas de tecnologia como a DocuSign Inc., a maior participante do mercado de assinaturas eletrônicas, à ascensão de tablets e de dispositivos móveis. Mais importante, ela representa uma mudança que levou muito mais tempo do que o previsto. Ela foi atrasada pelo fato de que os negócios são realizados de formas muito mais complicadas do que qualquer um gostaria. A persistência do papel no local de trabalho — 60% do qual não é impressão opcional, diz Shane — significa que os processos empresariais mudam devagar, se é que mudam. As pequenas e médias empresas são as mais lentas em se livrar do papel, ou seja, para digitalizar totalmente seu fluxo de trabalho.
Também existe o fato de que papel é fabuloso. É a única tecnologia de exibição e inserção de dados que custa pouco, não pesa quase nada, é legível com quase qualquer tipo de luz e não exige uma conexão de internet. É a personificação da portabilidade e da durabilidade.
A Xerox Corp. emprega uma equipe de etnógrafos para estudar o motivo pelo qual as pessoas imprimem, diz o líder de automação de fluxo de trabalho, Andy Jones. As pesquisas da empresa revelam que “há tantas práticas e atitudes que estão enraizadas na forma como as empresas trabalham”, que tornam muito difícil implementar mudanças em empresas maiores e mais antigas. E quando Shane perguntou aos participantes da pesquisa por que eles optavam pelos 40% de impressões que não eram absolutamente necessárias para seu trabalho, a resposta mais comum foi simplesmente que “elas gostavam do papel”.
Trabalhadores de escritório ainda imprimem documentos para marcá-los, editá-los, estudá-los e colaborar com outros colegas. Mas isso, pelo menos em parte, pode ser algo de uma geração mais antiga. Um motivo pelo qual estámos mais próximos do escritório sem papel é que novas organizações, com empregados já nascidos na era digital, procuram não usá-lo. E à medida que ferramentas de colaboração localizadas na nuvem como oMicrosoft Office 365 e o Google Docs tornam-se a norma, o resto de nós pode simplesmente realizar essas tarefas de uma forma que não se encaixa perfeitamente à que estávamos acostumados no papel.
A história mostra que o fim do papel será gradual. O volume de pessoas que imprimem nos escritórios pode estar declinando entre 1% a 2% por ano, mas ainda representa um mercado muito grande.
“Eu acredito que levará entre 15 a 20 anos, quando a geração que cresceu com fotos digitais e smartphones esteja ocupando posições seniores em empresas, para que possamos ver a migração para um escritório sem papel”, diz Loo Wee Tech, diretor de eletrônicos de consumo da empresa de pesquisa Euromonitor. “Nós, da Geração X, somos os dinossauros atravancando a evolução.”
THE WALL STREET JOURNAL