Terceirização de gestão de papelada impulsiona empreendimentos que atuam no ramo

A organização de documentos dentro de uma empresa, se não for bem feita, pode criar mais problemas do que facilidades. Diante do cenário de recessão econômica, companhias que oferecem serviços de controle, monitoramento, digitalização e transporte de documentos e arquivos aproveitam a necessidade de redução de custos para atrair novos clientes.

Marcelo Araújo já trabalhava na área de gerenciamento de documentos quando abriu a própria empresa, em 2015. Ele conta que juntou especialistas de áreas como logística, administração financeira, comercial e tecnologia para fundar a eBox Digital, que armazena e organiza documentos físicos e digitais de forma automatizada.

“As companhias só pensam na organização documental quando têm algum problema. Elas têm dificuldade em organizar papéis importantes. Juntamos esses fatores à tendência de redução do uso do papel e montamos a empresa”, conta.

A empresa atende clientes dos ramos alimentício, financeiro, educacional, hospitalar e jurídico. “Oferecemos soluções personalizadas. Digitalizamos, por exemplo, arquivos que não precisam mais de cópias físicas, para que informações importantes fiquem armazenadas. Também prestamos consultoria para ensinar as companhias a lidar com documentos variados.”

Segundo ele, um dos destaques da eBox é armazenar caixas usando a tecnologia RFID (chip de identificação por radiofrequência). “Caso uma caixa tenha sua localização alterada dentro do galpão, ficamos sabendo imediatamente. É uma forma de garantir a segurança da informação”, diz.

Outro serviço prestado é a automatização de documentos. Com exceção de documentos que, por lei, precisam ser mantidos em sua forma física, a eBox incentiva os clientes a manterem apenas cópias digitais da documentação dos funcionários. “Ao contratar um novo funcionário, não é necessário guardar a cópia física do RG, CPF e comprovante de residência. Podemos digitalizá-los e mantê-los salvo na nuvem. Quando necessário, o cliente usa sistema de buscas e localiza em segundos o documento que procura.”

Em casos especiais, quando um documento é solicitado em sua forma física, a eBox localiza e faz a entrega. Após 15 dias, se o documento não for devolvido à eBox, o cliente recebe cobranças por e-mail para que faça a devolução. “Grande parte das perdas de documentação acontecem porque a própria empresa não devolve os papéis ao arquivo”, diz.

Araújo conta que começou com quatro funcionários, em outubro de 2015, hoje são 50. A cartela de clientes possui 40 empresas de todos os portes. “Crescemos mais de 100% neste primeiro ano, faturando R$ 1,8 milhão. A expectativa para 2017 é faturar R$ 4 milhões.”

Transporte. Thiago Oliveira começou sua carreira como office boy e notou algo importante nas empresas de logística: em um roubo, apesar de as mercadorias valerem mais do que os documentos, eram os papéis roubados que geravam mais problemas. “Os produtos têm seguro mas arquivos e mala expressa, não.”

Pensando nisso, em 2002 fundou a IS Log & Service para realizar transporte de documentos e pequenas encomendas B2B (business to business). Em 2007, a IS quase faliu, mas ganhou força em 2009, ao fechar parcerias com companhias aéreas para o transporte de longa distância. Hoje, a empresa faz cerca de 15 mil entregas por dia, tem 410 funcionários, 280 veículos e atende 420 clientes de 540 municípios.

Oliveira diz que a crise trouxe novos clientes e espera fechar 2016 com 26% de crescimento. “As empresas que faturam milhões não viam necessidade de alterar seus processos de logística. Mas a crise trouxe a necessidade de cortar custos, mesmo que pequenos, ganhamos aí.”

Informação. A DBIOS, empresa de gestão de dados e TI, surgiu em 1991. “O negócio evoluiu junto com as mudanças tecnológicas e demandas dos clientes”, diz o fundador, Djalma dos Santos.

No começo, dava aulas de informática e prestava serviços de digitação. “Mantive as aulas de informática até 2010. Enquanto isso, o setor de gestão de dados se expandiu e a DBIOS passou a digitar e transcrever informações manuscritas de cupons, formulários, boletos e vouchers. Depois, passei a organizar esses dados em uma planilha, fazendo cruzamentos das informações”, recorda.

Santos aproveitou o fato de oferecer trabalhos de tecnologia para também prestar suporte na área de TI. “Hoje, somos certificados pela Microsoft e pela Dell e somos contratados para resolver problemas pontuais de tecnologia.”

A DBIOS conta hoje com 30 funcionários e atende todo o Brasil. De 2010 a 2015, a empresa cresceu 17%. Em 2016, o crescimento esperado é de 10%.

“A crise nos ajudou porque os clientes tiveram de fazer adaptações e investir em tecnologia para reduzir gastos. Contratar suporte quando necessário e terceirizar o tratamento de dados ajuda a diminuir custos.”

Tecnologia ajuda a reduzir em até 80% custo operacional

A Finnet, fundada em 2003 por Yoshimit Matsusaki, oferece às instituições financeiras e grandes empresas, tecnologia para reduzir o volume de papéis gerados pelas transações bancárias.

“Fazemos com que esses documentos deixem de existir na forma física e sejam incorporados pelos diversos sistemas internos da empresa. Nossa solução permite que essas informações ‘conversem’ com as instituições financeiras”, afirma.

Segundo ele, a informação eletrônica gerada pelo sistema de uma empresa é entregue automaticamente, de forma criptografada e segura, aos bancos.

“Hoje, fazemos a intermediação entre inúmeras empresas e 40 instituições financeiras. Os bancos também usam a ferramenta para enviar informações às empresas”, diz.

Matsusaki conta que quando começou a prestar o serviço, em 2003, tinha cinco funcionários. “Hoje, empregamos 160 pessoas. A partir do serviço de conexão, fomos evoluindo e lançando outras soluções. A mais recente, no mercado desde o início de 2016, além de gerar e realizar os trâmites que envolvem a emissão de uma NF eletrônica, também realiza cálculos para o pagamento de tributos, além de gerar documentos derivados.”

Ele conta que empresas que têm movimentação interestadual precisam ter essa operação muito eficiente, porque as taxas variam conforme o Estado.

“Desenvolvemos uma solução na qual a NF é recebida pela empresa e esse processo é calculado automaticamente, dispensando a necessidade do processo manual. Periodicamente é gerada uma guia automática para que o pagamento seja efetuado de forma automática.”

Outra frente de atuação da Finnet atende o segmento de logística. “A operação de logística evoluiu muito. Hoje, encher um contêiner leva 15 minutos, mas havia um gargalo porque nesses 15 minutos as empresas não conseguiam fazer o pagamento online do tributo e receber o comprovante para poder despachar o caminhão. Desenvolvemos um processo de pagamento de tributos expressos. Assim, o banco confirma automaticamente o pagamento, a guia pode ser impressa e o caminhão liberado”, afirma.

O engenheiro diz que não sentiu os efeitos da crise na demanda de serviços, mas no processo de decisão. “Antes, a tomada de decisão para a contratação de nossos serviços acontecia entre 30 e 90 dias, agora, esse tempo triplicou porque as pessoas estão com medo de gastar.”

Matsusaki afirma, porém, que o custo benefício de suas soluções são bastante atrativos para muitas empresas que querem melhorar a sua performance. “Temos clientes que reduziram entre 50% e 80% o custo operacional e tiveram ganho de velocidade na entrega.”

Segundo ele, neste ano a Finnet vai alcançar a meta de crescer 20%. “Com o lançamento de novos produtos, como o que irá atender o segmento de saúde, teremos resultados mais expressivos. Esse novo sistema tem potencial muito grande. Com ele, vamos buscar porcentual de crescimento mais agressivo. Essas expectativas costuma variar conforme o nicho de atuação”, diz. / C.O.

Caroline Araujo
ESPECIAL PARA O ESTADO DE S. PAULO

A Câmara dos Deputados deve votar hoje o projeto que quer criar uma carteira de identificação unificada para os brasileiros.

A ICN – Identificação Civil Nacional – reuniria todas as informações do cidadão em um cadastro centralizado no Tribunal Superior Eleitoral.

A intenção é reduzir custos com emissões, facilitar o acesso a serviços públicos, acabar com confusões em abordagens policiais e, principalmente, evitar fraudes.

O relator da proposta, deputado Júlio Lopes, do PP, confia na celeridade do processo, visto que a desburocratização é uma bandeira de Michel Temer.

A lei que cria ICN não impede a emissão de outros documentos, mas a ideia é que eles desapareçam no futuro, já que o brasileiro vai preferir emitir um só.

O deputado Júlio Lopes explica quais serão as atribuições dos cartórios e dos demais órgãos públicos no processo.

Quase 50 milhões de pessoas já tem a biometria – ou seja, a impressão digital -cadastrada no TSE, procedimento necessário para o registro único.

Repórter Rafael Teixeira

#RádioBandeirantes

Ao participar nesta quinta-feira, 10/11, da segunda edição do seminário Brasil 100% Digital, que acontece, em Brasília, o ministro do Planejamento, Dyogo Oliveira, prometeu para “breve” o lançamento de um novo sistema de prestação de serviços governamentais por meio da internet. Não há, porém, data para esse lançamento.

“O governo federal esta preparando uma grande iniciativa nessa área que terá por base a transformação de serviços analógicos em serviços digitais, para facilitar o acesso, para gerar informação, para dinamizar a relação entre o governo e as pessoas”, afirmou.

A ideia é lançar o que vem sendo tratado como Plataforma de Cidadania Digital, que traz a ideia de integrar a oferta de serviços de e-gov, mas que passa primeiro pelo uso da biometria como forma de identificação inequívoca dos cidadãos. Nesse sentido, a iniciativa começa com a integração de dados, notadamente aqueles relacionados à identificação biométrica já em curso pelo TSE.

Pelo plano, o primeiro impacto a ser sentido pelas pessoas é fazer valer o previsto no Decreto 8789, publicado em junho último, pelo qual os bancos de dados públicos devem ser interligados de forma a evitar que os cidadãos precisem reapresentar ao governo documentos que o Estado já possui.

“A imensa maioria do que se pede para que o cidadão apresente para ter acesso a qualquer tipo de serviço público é um documento fornecido pelo próprio serviço público. São informações que temos em algum lugar. O que vem nessa primeira leva é usar mais cruzamento de dados, conexão entre os próprios órgãos para reduzir a necessidade de as pessoas estarem se deslocando para apresentar documento, certidão, atos que o próprio governo produz”, explicou Oliveira.

“Foi publicado um Decreto para que todos os órgãos abram suas plataformas para outros órgãos. Agora estamos desenvolvendo a contratação de ferramentas de Big Data. É preciso compreender essa mudança da busca de dados estruturados para a análise de dados não estruturados. Os produtos derivados das novas tecnologias de análise de dados são transformadoras. Estamos fazendo cruzamento nos nossos programas – como fizemos recentemente com o Bolsa Família; quando conseguirmos analisar os dados que já temos teremos grandes ganhos”, reforçou o ministro do Planejamento.

Convergência Digital
Da redação – 11/11/2016

O teletrabalho chegou para ficar no Brasil. De acordo com o levantamento Future Workforce Study, realizado pela Penn Schoen Berland, a pedido da Dell e da Intel, constatou que os brasileiros estão entre os que mais trabalham remotamente. No país, 53% dos entrevistados afirmam que realizam tarefas profissionais de casa em algum momento da semana – sendo que 24% todos os dias -, contra uma média de 34% nos demais países.

Sobre os principais benefícios dessa flexibilidade de não ter de trabalhar necessariamente no escritório, 38% dos brasileiros afirmam que isso permite mais concentração nas atividades, 36% conseguem um melhor equilíbrio de vida (pessoal e profissional) e 29% são mais produtivos ao não perder tempo com deslocamentos para o trabalho. O estudo consultou 3,8 mil profissionais de pequenas, médias e grandes companhias, em dez países, entre eles, o Brasil.

Apesar da preferência dos profissionais pelo trabalho remoto, a pesquisa aponta que nem todos os brasileiros entrevistados se sentem totalmente amparados pela empresa, em termos de suporte tecnológico, quando estão atuando de forma remota. Quando questionados sobre se a empresa resolve qualquer problema com tecnologia quando estão fora do escritório, metade (50%) dos profissionais consultados no Brasil concorda apenas em parte com essa situação e só 31% apontam que a companhia dá total suporte.

“Essa pesquisa reforça a percepção de que o hábito das pessoas tem, muitas vezes, mudado mais rápido do que a TI das organizações. No entanto, as empresas precisam estar preparadas para as transformações nos ambientes de trabalho, para evitar riscos associados à segurança e gestão das informações, assim como para garantir a satisfação dos profissionais”, aponta Jacques Fogliarini, Diretor de Marketing da Dell Brasil.

Ainda segundo o estudo Future Workforce Study, 51% dos brasileiros consideram que a tecnologia torna o trabalho bem mais fácil – contra uma média mundial de 34%. Apesar disso, as pessoas no Brasil ainda tendem a priorizar as interações pessoais. Quando questionados sobre a melhor forma de contato com os colegas de trabalho, 55% apontam que preferem conversar face-a-face, enquanto apenas 7% optam pelo uso do telefone, 7% pelo vídeo e 31% não têm um formato preferido.

Por outro lado, dos entrevistados no Brasil, 60% concordam que a disseminação do trabalho remoto no país e o aprimoramento das tecnologias utilizadas para comunicação a distância tendem a tornar a interação face-a-face obsoleta no futuro. Para mais informações sobre os resultados do Future Workforce Study, acesse: http://www.dellworkforcestudy.com/br/  ​

Convergência Digital

Lançado pelo Governo do Estado, serviço pode ser solicitado pela Internet e aprovação sai em três dias úteis

Pequenos empreendedores paulistas têm mais uma linha de crédito à disposição. Foi lançado nesta terça-feira (8) o Crédito Digital, um modelo de financiamento rápido voltado às empresas de pequeno porte.

“A intenção é ajudar a recuperar o emprego e a atividade econômica por meio das pequenas e médias empresas, que têm grande presença no Estado”, disse o governador Geraldo Alckmin, após cerimônia de lançamento no Palácio dos Bandeirantes, capital paulista.

Podem solicitar o financiamento empresas paulistas com faturamento anual entre R$ 360 mil e R$ 16 milhões, que estejam inscritas no Cadastro de Contribuintes do ICMS do Estado de São Paulo, com mínimo de 36 meses de constituição, por meio da Certificação Digital E-CNPJ.

Os interessados devem acessar o site da Desenvolve SP, cadastrar a empresa e fazer uma simulação de financiamento.

Feito isso, o solicitante recebe a proposta, com valor, prazo, encargos e as prestações mensais. A taxa de juros é a partir de 1,39% ao mês e prazo de pagamento de até 24 meses, incluindo 30 dias de carência. O valor máximo do financiamento é de R$ 75 mil por operação.

A aprovação do financiamento ocorre em até três dias úteis, contados a partir do registro da proposta no portal da Desenvolve SP. Após a concordância das partes, o contrato é gerado no sistema. Na mesma operação, os empresários podem ainda contratar fundos garantidores para compor as garantias exigidas, facilitando ainda mais o acesso. A iniciativa foi criada pela Desenvolve SP.

Do Portal do Governo do Estado

Foto: A2 Fotografia / Alexandre Carvalho

A Agência Nacional de Saúde Suplementar (ANS) publicou no Diário Oficial da União (DOU) regras no intuito de dar mais segurança ao consumidor que decidir contratar um plano de saúde por meio de plataformas digitais, como portais na internet ou aplicativos disponíveis em smartphones.

A partir de agora, as operadoras, administradoras de benefícios e corretoras que optarem por oferecer esse tipo de comercialização devem seguir o mesmo padrão quanto à divulgação de informações sobre os produtos disponíveis para venda e aos documentos necessários para a transação.

Os prazos para conclusão do processo de compra e para a realização de perícia ou entrevista qualificada – se necessárias – também estão determinados na norma. “É importante destacar que a venda online é facultativa e não substitui a presencial, ficando a critério do consumidor a melhor forma de contratar um plano de saúde”, informou a ANS.

Principais determinações

Confira as principais determinações da resolução publicada pela agência:

– Antes de finalizada a contratação por meio eletrônico, as operadoras devem apresentar as informações do contrato, entre as quais se destacam: nome comercial e número de registro do plano; tipo de contratação e suas peculiaridades; segmentação assistencial do plano de saúde; área geográfica de abrangência do plano de saúde; área de atuação do plano de saúde; padrão de acomodação em internação; formação do preço; e serviços e coberturas adicionais.

– Todos os guias e manuais obrigatórios na contratação presencial devem estar disponíveis para impressão ou download e assinatura pelo interessado.

– Uma vez encerrada a pesquisa e escolhido o plano de saúde mais indicado ao seu perfil, o consumidor deverá preencher todas as informações necessárias e enviar a documentação solicitada. O sistema eletrônico deverá gerar automaticamente número de protocolo de visualização imediata, que também será encaminhado para o e-mail cadastrado pelo interessado, esclarecendo as etapas de contratação.

– Tanto para a contratação de planos individuais quanto de coletivos (por adesão ou empresariais), a operadora deverá, no prazo máximo de 25 dias corridos (contados a partir da data de envio das informações necessárias), concluir o processo de contratação e disponibilizar as opções de pagamento. Caso seja necessária a realização de perícia ou de entrevista qualificada, a operadora deverá oferecer ao consumidor no mínimo três opções de data e horário, dentro do prazo de 25 dias corridos.

– A data de início de vigência dos contratos individuais fechados por meio eletrônico será o dia efetivo de pagamento da primeira mensalidade feito pelo beneficiário. Mas o consumidor deve estar atento: a disponibilização do pagamento somente poderá ocorrer ao final do processo de contratação, após o contratante assinar sua ciência e concordância com os termos do contrato. Os documentos poderão ser assinados das seguintes formas: certificação digital, login e senha após cadastro, identificação biométrica ou assinatura eletrônica certificada.

– Em consonância com o Código de Defesa do Consumidor, a regra estipulada pela ANS prevê que o contratante poderá exercer seu direito de arrependimento e rescindir o contrato unilateralmente no prazo de sete dias a partir da data de vigência do contrato.

Isto É

por Vinícius Lemos

Quase 5,4 mil microempresas e empresas de pequeno porte receberam ou vão receber da Delegacia da Receita Federal de Uberlândia a notificação de exclusão do quadro de optantes pelo sistema de tributação Simples Nacional, por conta de débitos. O número representa um crescimento de 60% em dois anos. Ao todo são R$ 165,5 milhões a serem recebidos das empresas de 39 Municípios sob a responsabilidade da unidade local da Receita. É possível que as empresas se mantenham no Simples ao quitar a dívida.

Só na cidade de Uberlândia, existem 3.164 empresas com débitos relativos ao Simples, o que representa um montante de R$ 106,3 milhões. Ainda que possa haver cobranças de anos anteriores, a maior parte tem 2015 como ano de referência. Não é possível precisar quanto do valor das dívidas vai para os cofres do Município, uma vez que cada tributo tem um fatiamento diferente, seja o ISS, ICMS, IPI ou qualquer tributo incluído no Simples.

Delegado da Receita Federal, Valtair Soares Ferreira, diz que número de dívidas não é alarmante (Foto: Cleiton Borges)

O delegado chefe da Receita, Valtair Soares, afirma que o crescimento das dívidas, ainda que expressivo não se tornou um número alarmante. “O montante de toda a Delegacia representa cerca de 10% do total de optantes do Simples na região, as quais chegam a aproximadamente 50 mil empresas”, disse. Na visão de dele, a crise econômica poderia explicar os aumentos. Em todo o Brasil foram notificados 668.440 devedores, que respondem por dívidas que totalizam R$ 23,8 bilhões.

Notificações

O chamado Ato Declaratório Executivo (ADE), documento que avisa sobre a dívida e a exclusão do sistema de tributação, começou a ser enviado às empresas no dia 26 setembro. A notificação tinha 45 dias para ser acusada pelas empresas e agora correm os prazos de quitação, que são de 30 dias após o recebimento do ADE.

Benefício

Qualquer uma das quase 5,4 mil com dívidas relativas ao Simples Nacional na Delegacia da Receita Federal de Uberlândia que quitar os valores até 30 dias depois de notificadas têm a exclusão anulada. Todo atendimento às empresas é feito via Portal do Simples Nacional ou pelo Atendimento Virtual (e-CAC), no site da Receita Federal, mediante certificado digital ou código de acesso. Quem não quitar os débitos será excluído do Simples Nacional a partir do dia 1º de janeiro de 2017. O pagamento pode ser feito em parcela única ou em até 60 parceladas.

O contador Rogério Lucas de Sales, responsável por contas do Simples em uma empresa de contabilidade de Uberlândia, explicou que o problema das empresas é até anterior ao pico da crise, em ter 2015 e 2016. Por isso, a maioria espera um parcelamento de até 120 meses dos débitos do tipo. “Já foi sinalizado pelo Governo essa possibilidade, mas não imagino que seja ainda nesse ano”, afirmou. Os setores mais afetados, neste ano, em relação aos impostos, de acordo com Rogério de Sales, foram comércio e indústria.

Correio de Uberlândia

A abertura e o fechamento de contas bancárias por meio da internet não são mais visões de futuro no Brasil. Com a autorização do Conselho Monetário Nacional (CMN), através da Resolução nº 4.480, o sistema bancário pode aceitar esse tipo de operação mediante o uso de assinatura digital e tecnologias de acordo com a legislação vigente, ou seja, que possam comprovar a identidade do correntista e garantir a integridade e fidelidade do conteúdo do documento. Além dessa boa notícia, informa Antonio Sérgio Cangiano, diretor executivo da Associação Nacional de Certificação Digital (ANCD), há outra: “Já existe a tecnologia em conformidade à legislação vigente no País ao alcance das instituições financeiras e dos usuários, a Certificação Digital com identificação biométrica”.

A Certificação Digital, explica Cangiano, é um software criptográfico customizado para qualquer cidadão ou empresa, que identifica de maneira inquestionável o titular da conta e garante conteúdo com o uso da criptografia de chaves assimétricas. Portanto, adiciona a essa operação simples e desburocratizada valor jurídico com não repúdio de autoria a tudo que for realizado por meio dele. “Com o uso da certificação digital, que já existe há 15 anos no Brasil, a Autoridade Certificadora credenciada a emitir o certificado digital, como as associadas à ANCD, possibilitam aos usuários todas as garantias exigidas pelo CMN para abrir e fechar contas, sem custos para o banco, dado que o certificado digital é propriedade do cidadão. Essa tecnologia da ICP Brasil amplia a segurança não apenas em transações eletrônicas como esta, mas em todas as operações possíveis por meio eletrônico”.

Antonio Sérgio Cangiano acredita que a partir da disseminação da Certificação Digital, com a ampliação de seu uso, como para a interface no atendimento da maioria dos serviços públicos e privados, como abertura de empresas ou o IRPF, os benefícios ficarão cada vez mais evidentes para os usuários, “A decisão do CMN, tomada recentemente, é uma tendência majoritária porque desburocratiza, reduz custos, dará por exemplo maior comodidade aos clientes e irá com certeza melhorar a eficiência dos bancos, que podem até ampliar o leque de negócios e oferecer mais serviços no meio digital”. O Certificado Digital pode ser armazenado no celular ou tablet, o que amplia ainda mais a conveniência ao seu titular com a mobilidade oferecida e já altamente utilizada globalmente, destacou.

Já a biometria, explica o diretor executivo da ANCD, é muito conhecida pelos bancos, que adotam o sistema de identificação como impressão digital e a leitura da palma da mão. “De forma a identificar o requerente do certificado digital, a ICP Brasil adotou a biometria da impressão digital e da face, na resolução 114 de 30 de setembro de 2015, publicada no DOU de 18 de novembro de 2015, do comitê Gestor da ICP-Brasil. Com essa medida são ampliados os mecanismos de segurança para validade da identidade de uma pessoa, o que torna a infraestrutura imune a fraudes, que já se mostrava irrelevante. Hoje o certificado digital só é emitido de forma conjunta com a biometria”.

“As tecnologias no campo da biometria, por exemplo de face e impressões digitais, além de outras como íris ou voz, ou palma da mão, também podem ser inseridas em aplicativos, mas apenas para identificação, enquanto o certificado digital garante a integridade, a autoria e a fidelidade de conteúdo, com a criptografia de curvas elípticas, o que torna a relação entre o cliente e o banco totalmente segura e em conformidade com a legislação. Desta forma, o risco de fraude é ainda mais reduzido com tendência a zero, e é uma segurança que vale para os dois lados”, destaca Cangiano.

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