Ferramenta eleva efetividade no gerenciamento eletrônico dos documentos que compõem os dossiês
Automatizar os processos de criação, renovação e revogação dos certificados digitais emitidos. Esse foi o princípio que norteou a Caixa a desenvolver o projeto “Gestão de Casos – Processo Eletrônico de Certificados Digitais – Agência sem Papel”, vencedor do Prêmio efinance, na categoria “Certificação Digital”. A meta do banco com essa iniciativa era reduzir o tempo total consumido na emissão e gerenciamento de certificados dos atuais 15 dias para um dia.
Integrantes da equipe da Caixa que empreendeu o projeto: Ivanilto Pires de Sousa, consultor matriz, Rogério Kibayachi Tanamatis, coordenador de Projetos Matriz, Débora da Silva Barros, coordenadora de Projetos de TI, e Pedro Paulo de Lima Gonçalves, superintendente nacional. Também foi contemplada a Spread, por meio de seus executivos José Paiva Ferreira, vice-presidente executivo, Marco Antônio Raposo e Mário Adolfo Westphalen, ambos superintendentes da empresa
Outra proposta era disponibilizar aos gestores, em tempo real, toda a documentação digitalizada para melhor acompanhamento do processo, tornando-o mais transparente, eficiente e seguro. Tudo isso permitirá à Caixa o aumento de sua escalabilidade de geração de certificado, o que se traduzirá no atendimento a um maior número de clientes e consequentemente na elevação de faturamento e na diminuição dos custos.
Trata-se de uma solução inovadora, que adiciona valor à Caixa e aos seus clientes. “O sistema une conteúdo, processos e pessoas para fornecer uma visão de 360 graus da certificação digital, com o intuito de otimizar resultados, ao mesmo tempo em que alia segurança e agilidade aos requisitos regulamentares”, afirma Arivaldo Araújo, diretor Institucional e Conselho da Spread, parceira da instituição nesse projeto. Segundo o executivo, esse prêmio significa um reconhecimento da Caixa e do mercado financeiro público e privado pelas soluções da empresa.
Iniciado em 2015, o projeto contou também com a parceria da IBM e colaboração da Ctmarg. Foi empregada no processo de elaboração dessa aplicação a plataforma IBM Enterprise Content Management, com a utilização das ferramentas Case Manager, Datacap, Content Navigator e Enterprise Records. A ferramenta Case Manager se destacou por permitir o aumento da efetividade no gerenciamento eletrônico de documentos que compõem o dossiê de emissão de certificado digital. Com esse software, os dados da solicitação da emissão do certificado são capturados do AC Livre, sistema de certificação digital da Caixa, em que o cliente inicia o processo de solicitação do certificado.
A cargo da Spread ficaram os serviços de implementação da solução Case Manager. A empresa foi responsável pelo levantamento de necessidades, especificações funcionais e técnicas, customização, configuração, desenvolvimento e implantação. A equipe da fornecedora nesse projeto contou com a colaboração de especialistas, analistas de requisitos e testes, analistas desenvolvedores e gerente de projetos. “Trabalhamos em uma sala de aceleração, e ao lado dos gestores de informação na Caixa. Assim, os profissionais dos diversos perfis puderam atuar de forma integrada e consistente, mitigando assim quaisquer falhas de comunicação e entendimento”, explica Araújo.
Validação dos dados informados
Para realizar a validação dos dados informados no pedido, é efetuada uma consulta aos órgãos necessários para conferência de conformidade dos dados com bases corporativas e bases externas, como Denatran, Dataprev, etc. Por intermédio do software, é feita a consulta a cadastros de fraudadores, via sistema disponibilizado pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI).
Após a etapa de validação, é realizada a digitalização dos documentos por meio do Datacap (aplicação cliente para captura de imagem). Isso é necessário para composição do dossiê de documentos apresentados para certificação digital e para o envio do dossiê para a etapa de verificação dos dados informados. Os documentos constantes do dossiê são todos assinados digitalmente.
A Caixa e seus parceiros enfrentaram alguns desafios para desenvolver esse projeto. “Foi necessário o reconhecimento de dados em diferentes tipos de documentos e regulamentos, o que exigiu da equipe grande empenho na configuração do piloto”, informa Renato Valença, diretor de Sistemas da Spread.
Segundo ele, a solução implementada resulta da integração de diferentes soluções tecnológicas, como é o caso do Case Manager/Filenet e DataCap da IBM, Componentes de Assinatura Digital da Bry, Java da Oracle, em servidores Websphere, Jboss, e gerenciadores de bancos de dados, integração com outros sistemas, bem com todos os protocolos de segurança que a natureza do negócio implica.
Um dos diferenciais do projeto foi o emprego da metodologia de implementação Ágil, que facilitou a construção do modelo do processo. “Dentro dos conceitos da Web 2.0, o aplicativo torna-se flexível e é adaptável aos processos e mudanças de regras”, salienta Valença.
Com um custo aproximado de R$ 1,6 milhão, o projeto piloto de certificação digital foi realizado em abril de 2016, com a emissão de certificados para pessoa física. A ideia é expandir essa aplicação em agosto de 2016 para todas as unidades de rede da Caixa.
A Caixa almeja ter muitos ganhos no atendimento com esse projeto. Um deles é a redução do prazo de emissão do certificado digital. Outro é a automatização da etapa de validação, que gerará eficácia e eficiência na conferência da conformidade dos dados do solicitante.
O armazenamento e a tramitação eletrônica dos documentos utilizados para a certificação digital são mais um benefício. As vantagens não param por aí. Com esse projeto haverá uma redução do espaço físico para armazenagem de dossiês e a automatização da etapa de verificação dos certificados, por meio do uso do OCR/ICR e Fingerprint.
- Quinta, 29 Setembro 2016 00:00
- Escrito por Maria Lúcia D’Urso
Fonte: Executivos Financeiros