Por Guilherme Silva Freitas*
É com certa frequência que recebo de clientes do setor de construção civil o seguinte questionamento:
“Temos na fábrica um galpão inteiro só para armazenar documentos de terceiros, normalmente enviados por fornecedores durante a execução de obras e outros serviços vinculados aos contratos de construção civil. As obras continuam, o galpão já está cheio e não temos verba para construir outro ou para terceirizar a guarda de documentos. Existe alguma solução alternativa? ”
A resposta normalmente é simples e direta: “Sim, utilize certificação digital e simplesmente pare de emitir, assinar, receber e guardar documentos em papel”.
Todos sabemos que a quantidade de papel gasto nos projetos que envolvem construção civil é incalculável. Tudo começa já na fase pré-contratual, com a emissão de desenhos, plantas, orçamentos e outros documentos de engenharia. Não é diferente no processo de concorrência e escolha de fornecedores, mediante a criação e o envio derequests, propostas comerciais e técnicas, além de planilhas orçamentárias e demais documentos trocados entre o contratante e todos os proponentes.
A fase de estruturação e assinatura do contrato é naturalmente uma das grandes consumidoras de papel. Além da minuta em si, são emitidos e assinados os documentos que serão anexados ao contrato, principalmente as especificações técnicas, os cronogramas e as regras que o construtor deverá seguir durante a execução dos serviços. Tudo emitido e assinado em duas ou mais vias. E dá-lhe papel.
A maioria das pessoas acha que acaba por aqui. Mas é justamente o contrário. Quem trabalha com gestão de contratos de construção sabe que a execução da obra não produz somente fundação, estrutura, cobertura e utilidades. A “turma do canteiro” é responsável pela emissão de toneladas de documentos em papel, principalmente aqueles necessários ao registro de tudo que ocorre na obra, base para solucionar eventuais discussões e questionamentos futuros.
Além disso, é muito comum a troca de documentos entre a construtora e o dono da obra durante a execução do contrato. A nossa legislação trabalhista e tributária exige cuidados especiais do contratante, que acaba vinculando os pagamentos à comprovação de que empresa contratada está em dia com os tributos e com as verbas trabalhistas dos colaboradores vinculados ao serviço.
Esta regra contratual acaba gerando um fluxo mensal de emissão, assinatura, guarda e envio de toneladas de documentos. São certidões negativas, comprovantes de recolhimento de tributos, anotações de responsabilidade técnica, holerites, cartões de ponto e etc… Mesmo que nem sempre tais documentos sejam utilizados pelo contratante, a legislação brasileira exige que sejam arquivados durante o período de prescrição das ações que podem surgir durante e após a conclusão dos serviços.
Todos os fluxos mencionados acima podem ser facilmente transportados para o mundo paperless, mediante a criação, a assinatura e o envio dos documentos em formato exclusivamente eletrônico. Pense no processo mais burocrático e ineficiente de gestão de documentos na sua obra. Agora imagine como seria se o mesmo fluxo pudesse ser feito em nuvem, com total segurança (técnica e jurídica), mediante a emissão, a assinatura e o acesso de qualquer lugar do planeta.
Apesar de todos os ganhos desta transformação digital não temos visto muitas construtoras ou donos de obras utilizando certificação digital na gestão de suas empreitadas. Algumas já calcularam os benefícios e começaram a assinar os contratos digitalmente, mas poucas resolveram alavancar os ganhos com o gerenciamento integral das obras sem a utilização de papel.
Na minha opinião isto ocorre porque poucos pararam realmente para pensar e calcular o quanto podem economizar com a emissão e a assinatura de documentos com certificação digital . Mas todos sabem as consequências do processo atual, especialmente os gastos e os riscos inerentes à gestão física dos documentos. E certamente sabem que alguém está pagando esta conta.
Leia o artigo: As principais soluções para maximizar o uso do seu certificado digital
Então, vai aí um recado para as construtoras, as gerenciadoras, as contratantes e demais empresas do mercado de engenharia e construção civil: aproveitem a segurança e a praticidade da certificação digital e simplesmente parem de emitir, receber e guardar documentos em papel. A solução digital é fácil, segura, barata e sustentável.
*Guilherme Freitas é apaixonado por tecnologia e inovação. Bacharel em Direito e especialista em Direito Tributário, atuou desde 2006 em departamentos jurídicos de grandes empresas, principalmente no desenvolvimento e na gestão de contratos complexos.
Sócio do escritório Veiga, Hallack Lanziotti e Castro Véras Advogados, especializado em contratos e em grandes operações societárias.
Colunista do Portal CryptoID.
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